Zapraszamy do złożenia oferty na realizację zamówienia dotyczącego udzielenia usługi hotelarskiej, gastronomicznej oraz wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem na spotkanie organizowane przez Morski Oddział Straży Granicznej w ramach współpracy międzynarodowej.
- Nazwa i adres Zamawiającego:
Morski Oddział Straży Granicznej im. płk. Karola Bacza
ul. Oliwska 35
80-563 Gdańsk
NIP: 583-000-80-97
Godziny pracy: 7:30 – 15:30 od poniedziałku do piątku
- Opis przedmiotu zamówienia:
Oferta powinna zawierać następujące informacje dot.:
- Wynajmu pokoi hotelowych z łazienkami, do pojedynczego wykorzystania dla 140 osób na 3 doby, ze śniadaniem, w terminie od 10 czerwca 2025 r. (dzień zameldowania) do 13 czerwca 2025 r. (dzień wymeldowania).
Warunki ogólne odnośnie zakwaterowania:
W obrębie jednego hotelu znajdującego się w mieście Gdańsk, w którym jest zapewniona możliwość serwowania gościom całodziennego wyżywienia oraz udostępnienia sali konferencyjnej z pełnym wyposażeniem. Wszyscy uczestnicy spotkania muszą być zakwaterowani w jednym budynku.
Zamawiający nie odpowiada za szkody wyrządzone przez gości oraz zamówione przez nich usługi dodatkowe, nieobjęte zakresem Opisu Przedmiotu Zamówienia (np. mini bar, pralnię, płatną telewizję), które goście regulują we własnym zakresie.
Wyposażenie pokoju powinno obejmować m.in.: telewizor, dostęp do bezpłatnego Wi-Fi, zestaw do parzenia kawy i herbaty uzupełniany w trakcie trwania pobytu.
Wykonawca dokona rezerwacji grupowej w systemie „call-in” na łączną liczbę 140 pokoi do pojedynczego wykorzystania, z uwzględnieniem preferencyjnej oferty cenowej za rezerwacje grupową (osoba/pokój/doba). W porozumieniu ze Zleceniodawcą, Wykonawca określi termin ważności linku do rezerwacji oraz progi zmniejszenia rezerwacji.
W cenę pokoju wliczone będzie śniadanie w formie bufetu, składające się z dań ciepłych i zimnych, z uwzględnieniem dań wegetariańskich oraz bufet napojów ciepłych i zimnych.
- Wynajmu sali konferencyjnej dla 140 osób w tym samym hotelu w dniu 11 czerwca 2025 r. w godzinach 08:00-18:00 oraz 12 czerwca 2025 r. w godzinach 08:00 - 19:00
Warunki ogólne:
Sala powinna posiadać dostęp do Internetu i do sieci Wi-Fi, a także odpowiednie oświetlenie oraz klimatyzację. Uczestnicy spotkania powinni mieć zapewniony dostęp do węzła sanitarnego. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócone obrady (np. nie powinna graniczyć z zapleczem kuchennym, socjalnym, logistycznym lub remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami).
Wielkość i kształt sali powinien umożliwić rozstaw krzeseł wraz ze stołami zgodnie z załączonym schematem (Zamawiający nie dopuszcza innej opcji ustawienia sali konferencyjnej). Podczas wydarzenia powinna zostać zapewniona obsługa techniczna. Sala powinna być estetyczna, posprzątana, uporządkowana, bez zbędnych przedmiotów lub mebli i zapewniać komfort udziału dla 140 osób.
Ponadto wielkość sali powinna umożliwić zainstalowanie 10 kabin do tłumaczenia symultanicznego lub posiadać przyległe pomieszczenie, w których będzie możliwe ich rozstawienie. Wykonawca umożliwia montaż kabin symultanicznych w dniu 10 czerwca 2025 r. oraz demontaż w dniu 12 czerwca 2025 r. po zakończeniu spotkania lub 13 czerwca 2025 r. – zgodnie z terminem wskazanym przez firmę dostarczającą kabiny.
Wykonawca powinien zapewnić przestrzeń do zagospodarowania do celów biurowych, urządzenie umożliwiające drukowanie i powielanie dokumentów oraz dodatkowo możliwość podłączenia urządzeń Zamawiającego, m.in. drukarki, komputera na sali konferencyjnej.
Dla uczestników spotkania udostępnione zostanie bezpłatne miejsce do przechowywana odzieży wierzchniej.
Wykonawca powinien zapewnić punkt recepcyjny w przestrzeni przed salą konferencyjną dla organizatora wraz ze stołem i krzesłami.
Wykonawca nieodpłatnie udostępni przedmiotową przestrzeń konferencyjną w dniu 10 czerwca 2025 r., celem przygotowania jej do spotkania w dniach 11-12 czerwca 2025 r.
Wykonawca wyraźnie oznaczy dojście do sali konferencyjnej, w szczególności poprzez zamieszczenie informacji przed salą konferencyjną, w której będzie realizowane wydarzenie (np. na stojaku informacyjnym, ekranie, banerze, gablocie tabliczce informacyjnej w ogólnodostępnym i widocznym miejscu).
- Usługa gastronomiczna w tym samym hotelu co noclegi, o których mowa w pkt. I ppkt. 1 dla 140 osób w dniach:
- 11 czerwca 2025 r. (bufet kawowy całodzienny, lunch, kolacja)
- 12 czerwca 2025 r. (bufet kawowy całodzienny, lunch)
Lunch w formie bufetu w dniach 11 czerwca i 12 czerwca 2025 r. Wykonawca powinien zapewnić podanie posiłków w formie bufetu złożonego m.in. z:
- zupy krem – co najmniej 2 rodzaje,
- co najmniej 3 dań gorących uwzględniających różne gatunki mięs i ryb oraz 1 dania wegetariańskiego,
- dodatków gorących do dań – co najmniej 2 rodzaje,
- dodatków zimnych tj. sałatki, warzywa świeże, warzywa gotowane – co najmniej 2 rodzaje,
- deseru,
- napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (soki owocowe, woda).
Kolacja w formie bufetu w dniu 11 czerwca 2025 r. Wykonawca powinien zapewnić podanie posiłków w formie bufetu złożonego m.in. z:
- przystawki – co najmniej 2 rodzaje,
- co najmniej 3 dań gorących uwzględniających różne gatunki mięs i ryb oraz 1 dania wegetariańskiego,
- dodatków gorących i zimnych do dań - co najmniej 3 rodzaje,
- deseru,
- napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (soki owocowe, woda).
Bufet kawowy w dniach 11 czerwca i 12 czerwca 2025 r. Wykonawca powinien zapewnić m.in.:
- świeżo mieloną kawę 100% Arabica, parzoną w ekspresach ciśnieniowych lub przelewowych,
- herbatę w saszetkach (min. 3 rodzaje, w tym czarna, zielona, owocowa), gorącą wodę, mleko oraz napoje roślinne do kawy, cukier, świeże cytryny w plastrach,
- ciastka koktajlowe (co najmniej 3 rodzaje), świeże owoce/ sałatki owocowe.
Warunki ogólne:
- Wykonawca zapewni, aby przerwy kawowe w ciągu dnia serwowane były
w wyodrębnionym miejscu przeznaczonym na serwis kawowy. - Wykonawca zapewni bufet kawowy całodzienny, uzupełniany, a także kawę i herbatę do wykorzystania przez uczestników przed rozpoczęciem spotkania w dniach 11-12 czerwca 2025 r.
- Wykonawca powinien zapewnić miejsce do spożywania posiłków w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej na terenie hotelu, którego rozmiar i układ pozwolą na zapewnienie gościom miejsc siedzących umożliwiających komfortowe spożywanie posiłków.
- Wykonawca zapewni spożywanie kolacji w osobnej sali restauracyjnej lub wydzielonej strefie na sali restauracyjnej przeznaczonej wyłącznie do użytkowania przez uczestników spotkania, w lokalizacji, która zapewni komfort i brak hałasu.
- Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w proponowanym menu. Każda propozycja zmiany menu powinna zostać przedstawiona przez Wykonawcę w terminie ustalonym przez Strony. Każdorazowo Wykonawca powinien zapewnić stosowną obsługę posiłków.
- Wykonawca powinien zapewnić uczestnikom możliwość bezpłatnego skorzystania z szatni lub miejsc wyznaczonych do zawieszenia nakrycia wierzchniego.
- Wykonawca powinien zapewnić uczestnikom dostęp do węzła sanitarnego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyłączenia z umowy realizacji kolacji w obiekcie Wykonawcy.
- Termin i sposób składania ofert:
- Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
- Ofertę cenową Wykonawcy należy przedstawić w formie tabelarycznej, zgodnie z załączonym poniżej wzorem Formularza ofertowego.
- Wykonawca musi określić konkretną cenę, niedopuszczalne jest podanie przedziałów cenowych.
- Ofertę należy przedstawić w kwotach brutto.
- Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 20.11.2024 r. Forma dostarczenia - pocztą elektroniczną na adres: ncc.poland@strazgraniczna.pl .
- Osobą uprawnioną przez Zleceniodawcę do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
kmdr por. SG Katarzyna KULESZA, tel.: +48 58 524 22 49, kom.: 721 961 416.
- Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia
- Płatność za usługę gastronomiczną oraz wynajem sali konferencyjnej nastąpi po dokonaniu usługi na podstawie faktury VAT bez przedpłat (termin płatności do 30 dni po otrzymaniu poprawnie wystawionej faktury VAT).
- Płatnikiem będzie:
Morski Oddział Straży Granicznej im. płk. Karola Bacza
ul. Oliwska 35
80-563 Gdańsk
NIP: 5830008097
REGON: 190241779
- Płatność za usługi hotelarskie zostanie pokryta bezpośrednio przez gości, którzy potwierdzą rezerwację za pośrednictwem systemu rezerwacji grupowej.
- Klauzula informacyjna
Informacja o przetwarzaniu Państwa danych osobowych znajduje się na stronie Morskiego Oddziału Straży Granicznej pod adresem: https://morski.strazgraniczna.pl/mor/odo
- Informacje dodatkowe odnośnie zapytania ofertowego
- Miejsce realizacji: zgodnie z ofertą Wykonawcy, w mieście Gdańsk.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby osób, a co za tym idzie liczby zabezpieczonych / wynajętych pokoi oraz usług gastronomicznych.
- Ostateczne menu, uwzględniające preferencje żywieniowe oraz dokładny czas lunchu, przerwy na lunch, przerw kawowych i kolacji zostanie uzgodnione w terminie ustalonym przez Strony.
- Oferta Wykonawcy, którego hotel nie posiada minimum 4 gwiazdek w rozumieniu
§ 2 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2017.2166 tj. z dnia 2017.11.24) zostanie odrzucona. - Wykonawca jest zobowiązany do pozostania w 24-godzinnym kontakcie z opiekunem zamówienia z ramienia Zamawiającego w czasie realizacji zamówienia. W tym celu należy wskazać całodobowy numer telefoniczny, pod którym będzie można uzyskać pomoc w sytuacjach awaryjnych w czasie trwania pobytu.
- Po wyłonieniu Wykonawcy, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia projektu umowy gastronomicznej i konferencyjnej.
- Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu i miejsca realizacji przedmiotu zamówienia w sytuacji zaistnienia zdarzeń losowych lub na skutek działania tzw. sił wyższych (tj. wojna, klęski żywiołowe, strajki itp.) przed bądź w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku konieczności przesunięcia terminu z powodu przeszkody, termin zostanie przesunięty o liczbę dni jej trwania. Zmiana terminu i miejsca realizacji przedmiotu zamówienia wymaga pisemnej zgody Zamawiającego.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania ofertowego, a także zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru w przypadku, gdy:
- nie zostanie złożona żadna oferta;
- procedura wyboru oferty obarczona jest wadą niemożliwą do usunięcia, uniemożliwiającą udzielenie zamówienia i zawarcie umowy,
- Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.
- Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania dla Morskiego Oddziału Straży Granicznej do zawarcia umowy.